La soluzione per il Project Management, totalmente integrata in ZenCRM, efficace:
1. a livello strategico per un controllo puntuale sull’andamento delle commesse
2. a livello operativo per una gestione efficiente ed evoluta dei progetti
Con ZenProject per ogni commessa saranno a disposizione:
1. UN’AREA WBS – WORK BREAKDOWN STRUCTURE
dalla quale pianificare fasi, attività e task, allocare le risorse necessarie, fissare tempistiche e scadenze, valutare e monitorare lo stato di avanzamento di un progetto per verificare il rispetto delle condizioni contrattuali
2. UNA GANTT CHART
rappresentazione grafica dell’arco temporale totale impiegato su una data commessa e relativa ripartizione per fasi, attività e task
3. UN’AREA P&L – PROFIT AND LOSS STATEMENT
dalla quale attingere informazioni di carattere economico sulla commessa in corso. In quest’area è possibile monitorare ricavi, costi, spese sostenute; è possibile inoltre verificare i margini di redditività e gli eventuali scostamenti economici in relazione al preventivo
4. UN’AREA DI GESTIONE PER RICHIESTE E ORDINI DI ACQUISTO
ZenProject prevede al suo interno una funzionalità per la gestione di richieste e ordini di acquisto; in caso la realizzazione di un progetto richiedesse infatti l’acquisto di uno o più prodotti e/o servizi da un fornitore esterno, il PM avrà modo di effettuare le sue richieste d’acquisto (RDA) o direttamente dall’area P&L o dalla sezione dedicata. Gli utenti approvatori avranno il compito di approvare o rifiutare la RDA Per ogni RDA approvata verrà generato un Ordine di Acquisto (ODA): l’ODA così generato entrerà in un workflow per essere sottoposto all’approvazione formale da parte del responsabile Ufficio Acquisti. In caso di approvazione definitiva, sarà il sistema ad occuparsi, tramite il numero d’ordine ad effettuare la riconciliazione con le relative fatture passive.
5. UN’AREA TIMESHEET
per la rilevazione le attività giornaliere svolte da ogni risorsa, la verifica degli stati d’avanzamento, la misura delle performance al fine di ottimizzare e migliorare metodologie di lavoro, il costo di ciascuna risorsa è memorizzato dal sistema, in fase di rendicontazione. I costi delle risorse vengono recepiti in automatico nelle aree WBS e P&L in modo da fornire un quadro realistico dei costi effettivamente sostenuti a fronte di quelli stimati in fase di preventivazione.
Il Modulo SCRUM di ZenProject
ZenProject è riuscito a trarre il meglio di due metodologie: la pianificazione SCRUM e la pianificazione temporale delle attività (GANTT) che consentono una gestione ottimale di progetti e commesse.
La soluzione ZenProject è dotata al suo interno anche di un modulo di gestione dei progetti con metodologia Scrum; si tratta, più nel dettaglio, di un insieme di funzionalità che ti consentiranno di elaborare e gestire:
IL PRODUCT BACKLOG
Dalla sezione Scrum di ZenProject vengono scelte/selezionate le commesse che si vogliono gestire con Scrum (facendo riferimento ai task delle singole commesse), su cui vengono definite le proprietà caratteristiche del framework Scrum:
– Business value
– Story point
– Importanza
– Stato
IL TEAM E LE RISORSE
Selezionandoli dagli utenti di ZenProject in cui si distinguono i seguenti ruoli:
– Product Owner
– Scrum Master
– Team members
LO SPRINT
In cui vengono mostrati tutti i task assegnati ai vari membri del Team, che transitano dallo stato “Da fare” allo stato “Fatto”. All’interno dello Sprint viene condotta da ZenProject un’analisi della “Capacity” del team al fine di monitorare la “Velocity” nel corso degli Sprint.
BURNDOWN CHART
ZenProject mette a disposizione degli utenti anche il Burndown Chart : il grafico che evidenzia l’andamento dello Sprint permettendo di monitorare la velocity del team, grazie ad una interpretazione grafica della relazione che intercorre tra l’andamento ideale del lavoro svolto e quello reale in termini di task completati.
