Il project management è una sfida, specialmente quando si è chiamati a destreggiarsi tra più progetti allo stesso tempo.
Il successo di un progetto dipende in larga misura dal fatto che i compiti (tasks) vengano portati a termine in modo tempestivo ed eseguiti nel rispetto delle priorità e delle dipendenze tra le varie attività.
Ci sono molte ragioni per cui i progetti possono fallire:
• cattiva comunicazione
• errata pianificazione
• difficoltà nel reperimento risposte certe a quesiti del tipo: Quanto è rimasto del budget? Chi è responsabile di una determinata cosa? C’è ragione di credere che alcune scadenze non verranno rispettate?
• utilizzo di troppi strumenti diversi per la gestione di un solo progetto, o di strumenti insufficienti, non abbastanza flessibili o troppo complessi
• mancanza di un adeguato monitoraggio e controllo dei dati sull’andamento di una commessa.
I software di project management ci vengono in aiuto proprio allo scopo di:
alleviare il carico di lavoro legato alla gestione delle commesse
adottare un approccio standardizzato di gestione (presupposto imprescindibile anche per lo smartworking)
prendere decisioni più consapevoli
definire in modo più preciso budget e risorse allocate
affrontare proattivamente rischi e imprevisti
ottenere maggiore efficienza del team
tenere sotto controllo costi e marginalità della commessa
aumentare la soddisfazione del cliente.
L’adozione di uno strumento automatico di project management, meglio se pienamente integrato o integrabile con un altrettanto efficiente sistema di CRM, rappresenta senza ombra di dubbio un investimento economicamente vantaggioso se si considera:
• il denaro che la vostra società potrebbe perdere a causa di una cattiva gestione del progetto
• il valore aggiunto che di contro l’azienda ottiene ad ogni obiettivo raggiunto.
Le aziende che non utilizzano ancora un software di project management, rischiano di lavorare di più e con meno profitti.
Questo a causa del tempo sprecato in attività banali e ripetitive o in attività di aggiustamento, che invece, se pianificate adeguatamente, restituirebbero tempo prezioso da dedicare a operazioni fondamentali, strategiche e non automatizzabili.
Altro fattore spesso trascurato nella scelta di un software di project management è la lingua.
E’ importante invece mettere il team di lavoro nella condizione di lavorare serenamente senza il rischio che una cattiva interpretazione linguistica generi confusione fino a pregiudicare negativamente l’esito del progetto stesso.
Scegliere un software di project management in Italiano (o comunque multilingua) è fondamentale per assicurarsi l’effettivo utilizzo del software stesso.
ZenProject è la soluzione italiana di project management che risponde a tutti questi requisiti, in grado di gestire in modo efficiente tutti i tuoi progetti
efficace sia a livello operativo che strategico
e pienamente integrato in un sistema più ampio di Customer Relationship Management come ZenCRM.
In un unico ambiente di lavoro ZenProject, per ogni progetto, mette a disposizione dei suoi utenti:
UN’AREA WBS – WORK BREAKDOWN STRUCTURE:
creata in automatico dal sistema sulla base del preventivo, da cui pianificare fasi, attività e task, allocare le risorse necessarie, fissare tempistiche e scadenze.
UNA GANTT CHART:
la rappresentazione grafica dell’arco temporale totale impiegato su una data commessa con relativa ripartizione per fasi, attività, task, dipendenze tra task e con l’indicazione di eventuali milestone per consegne e scadenze.
UN’AREA P&L – PROFIT AND LOSS STATEMENT:
con informazioni di carattere economico sulla commessa in corso per monitorare ricavi, costi, spese sostenute, verificare i margini di redditività e gli eventuali scostamenti economici in relazione al preventivo. Direttamente in quest’area il Project Manager sarà in grado di gestire anche eventuali richieste di acquisto per beni e servizi necessari alla realizzazione del progetto.
UN’AREA DI GESTIONE DEI TASK:
l’area che offre un quadro chiaro sul carico di lavoro delle risorse in un determinato periodo e dove ogni membro del team di progetto può controllare lo stato di ogni compito (task), le milestone o le consegne di cui è responsabile con la possibilità di rendicontare sui task svolti indicando anche la percentuale di avanzamento.
ZenProject, nell’ambito della Suite ZenShare, offre alla tua azienda l’opportunità di creare valore aggiunto tramite uno strumento unico ed integrato, per una gestione efficiente dei progetti e una visione unitaria e strategica dei processi di business.
