La Società degli Interporti Siciliani S.p.A, che ha adottato una strategia complessiva di rilancio per sviluppo della logistica e delle infrastrutture interportuali nel territorio siciliano, ha scelto la soluzione di Protocollo Informatico della Suite ZenShare per protocollare i documenti in entrata e in uscita sia digitali che cartacei.
ZenDMS Protocollo Informatico ha soddisfatto esigenze importanti:
registrare elettronicamente i documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
eliminare i registri cartacei e snellire i flussi documentali per una mole di documenti sempre più massiccia;
facilitare, grazie a una gestione Multi A.O.O. (Area Organizzativa Omogenea), la protocollazione di documenti spesso destinati a uffici o unità organizzative con diversa dislocazione sul territorio;
accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento, da qualunque sede;
agevolare nei tempi e nei costi la sicurezza, la trasparenza e la semplificazione amministrativa.
Un’interfaccia chiara e facile da usare.
Ciascun utente di ZenDMS Protocollo Informatico ha modo infatti di accedere comodamente e rapidamente ai documenti da lavorare/protocollare tramite la sua scrivania personale.
Sicurezza e autenticità dei documenti
La visibilità dei documenti e l’accesso alle operazioni di protocollo sono controllati da un raffinato sistema di definizione di ruoli e permessi degli utenti.
Un flusso di lavoro semplice ed efficiente
Il processo, così come gestito da ZenDMS Protocollo Informatico, consente:
• l’assegnazione al documento di un numero progressivo univoco su base annuale;
• la stampa di un codice a barre per la riconciliazione del documento scansionato con la registrazione di protocollo corrispondente;
• l’apposizione di un codice a barre di tipo “watermark” nei documenti nativi digitali;
• la stampa di una ricevuta (nel caso della protocollazione di documenti consegnati a mano);
• la classificazione (mediante apposito titolario) e l’archiviazione dei documenti protocollati;
• lo smistamento e l’assegnazione dei documenti con la gestione della presa visione, dell’eventuale rifiuto e nuovo inoltro del documento smistato.
Ad accrescere l’accuratezza e l’efficienza del sistema:
• la disponibilità di una rubrica anagrafica per mittenti e destinatari
• l’integrazione con caselle email e PEC per velocizzare la protocollazione della posta in entrata
• la ricerca avanzata multi-parametro
I documenti protocollati e archiviati con ZenDMS Protocollo Informatico restano sempre ricercabili, identificabili univocamente e consultabili.
