Pescara Energia S.p.A., azienda per la gestione e la manutenzione della rete di distribuzione del gas, dell’illuminazione e degli impianti semaforici della città di Pescara, ha scelto il Protocollo Informatico di ZenShare Suite per la gestione elettronica, la protocollazione e l’archiviazione di tutti i documenti in entrata e in uscita.
La Società che è impegnata non solo sul fronte gestionale di numerosi servizi pubblici essenziali, ma anche sul fronte tecnico e amministrativo, coordinando l’attività di un procedimento molto complesso, ha individuato nel Protocollo Informatico della Suite ZenShare, la soluzione ideale per snellire e rendere non solo più efficienti, ma anche più sicuri i flussi documentali e le procedure amministrative.
ZenDMS Protocollo informatico ha fatto fronte all’esigenza di adottare un protocollo informatico a norma di legge con funzionalità documentali in grado di:
– registrare elettronicamente documenti, email/PEC in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
– snellire i flussi documentali;
– accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo;
– garantire sicurezza e trasparenza delle procedure amministrative;
– abbattere i costi legati all’archiviazione e alla conservazione
dei documenti;
-facilitare la ricerca, l’identificazione e la consultazione dei documenti.
A tal fine ZenDMS, con le sue funzionalità, ha offerto un sistema di gestione documentale e un sistema di protocollo informatico a norma di legge, il monitoraggio delle caselle e-mail e PEC ed un insieme di filtri di ricerca avanzata per un reperimento veloce dei documenti e delle protocollazioni all’interno della piattaforma.
È stata prevista anche la conservazione sostitutiva a norma di legge per la PA per i registri giornalieri di protocollo, tramite un ‘conservatore’ dotato di certificazione AGID. Ricordiamo anche che la soluzione ZenDMS fa parte ufficialmente del Cloud Marketplace di Agid, la piattaforma che espone i servizi e le infrastrutture qualificate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
L’introduzione di ZenDMS Protocollo Informatico ha apportato importanti benefici anche grazie ad una interfaccia facile da usare. Gli utenti accedono comodamente e rapidamente ai documenti da lavorare/protocollare tramite la loro scrivania personale.
Il superamento della protocollazione tradizionale, l’eliminazione dei registri cartacei, ha prodotto un effetto benefico in termini di accuratezza e soprattutto di efficienza dell’intera area documentale giocando anche a favore della trasparenza dei flussi di documenti nel rispetto di tutti i criteri di autenticità e sicurezza dei dati.
