‘I processi di stampa e le soluzioni documentali crescono insieme’
Interzen Consulting e Toshiba, il colosso Internazionale dei sistemi multifunzione per la stampa, la scansione e la gestione dei documenti digitali, hanno siglato un accordo di partnership di business a tecnologia green certificata Interzen.
Si tratta dell’Information Management System di Interzen integrato con la tecnologia Multifunzione Green di Toshiba, unica al mondo, per la protocollazione dei documenti cartacei/digitali e la loro successiva archiviazione sicura.
Grazie a questo accordo, firmato dai due Presidenti e Amministratori Delegati Dott. Carlo Guarino di Interzen e Dott. Cristian Zanardo di Toshiba, Interzen amplia la sua offerta nel campo dei sistemi di Office Automation (MFP e Stampanti Barcode) e Toshiba amplia il proprio portafoglio potendo offrire sistemi innovativi in cloud per la gestione documentale evoluta e il protocollo informatico.
Come funziona il protocollo informatico Toshiba.ZenShare?
1. Il documento cartaceo viene inizialmente protocollato da ZenShare.
2. La stampante termica Toshiba produce il barcode da applicare al documento.
3. A sua volta il documento è scansionato con la stampante multifunzione ibrida Toshiba e poi archiviato in formato digitale insieme alla registrazione di protocollo iniziale.
4. La pratica protocollata può essere smistata e lavorata da altri utenti, oppure essere oggetto di ricerca nel corso del tempo.
La rivoluzione green di questo sistema è rappresentata dalla possibilità di stampare le bozze della pratica in blu cancellabile e di riutilizzare i fogli di carta fino alla stampa definitiva con il tradizionale toner nero. La ricevuta cliente può essere stampata in blu oppure in nero tradizionale.
Il protocollo informatico Toshiba.ZenShare consente di:
• gestire anche i flussi documentali digitali cosiddetti “ibridi” ovvero tutti quei flussi in cui il documento nasce cartaceo e si trasforma in digitale o viceversa
• protocollare anche documenti come e-mail, PEC, file in formato Microsoft Office, Adobe PDF o altri formati digitali.
Quali sono i vantaggi del Protocollo Informatico di ZenShare?
TRACCIAMENTO E CERTIFICAZIONE DELLE INFORMAZIONI
• data e ora sia di ingresso che di uscita dei documenti vengono segnati in modo certo
• copia del documento inviato viene archiviata nella protocollazione stessa
• la ricezione e l’invio dei documenti a clienti, fornitori, enti pubblici o privati è sempre certificata
ARCHIVIAZIONE SICURA
Tutti i documenti vengono registrati su un archivio digitale e tenuti al sicuro da attacchi informatici, smarrimento e distruzione
RICERCA FACILE
I documenti possono essere aggregati e classificati in base al cliente o al tipo di pratica ed essere cercati usando più ‘chiavi’ di ricerca contemporaneamente
CONDIVISIONE
Tutti i documenti in entrata e in uscita sono contenuti in un archivio condiviso e consultabile da tutti gli utenti autorizzati
ESIBIZIONE
In presenza di audit interni (aziendali) oppure esterni (autorità/enti pubblici), è possibile rispondere prontamente alla richiesta di produrre qualsiasi documento specifico.
Toshiba.ZenShare è la soluzione di protocollo informatico in Cloud ottimale per aziende private e pubbliche amministrazioni che consente di tracciare e archiviare tutti i flussi documentali in entrata e in uscita.
