Intervista a Carlo Guarino, AD Interzen Consulting – Sistemi&Impresa ESTE.
Gestione Documentale: come l’AI rivoluziona i processi aziendali
La gestione documentale non è più semplicemente una questione di archiviazione e accesso ai documenti, ma una componente strategica per migliorare l’efficienza operativa. Avere processi efficienti, snelli e veloci nella gestione documentale equivale ad aumentare la competitività aziendale.
L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale e delle soluzioni Cloud nel settore della Gestione Documentale sta ridefinendo il modo in cui le aziende gestiscono e sfruttano i propri dati, aprendo nuove prospettive e vantaggi per le imprese di tutte le dimensioni.
L’AI è destinata a rivoluzionare l’attività di gestione documentale ma occorre semplificare i processi lavorativi
“L’introduzione dell’AI nella gestione documentale rappresenta un punto di svolta. Tuttavia, prima di abbracciare appieno queste innovazioni, è fondamentale consolidare e ottimizzare i processi di base. Moltissime aziende devono ancora affrontare sfide fondamentali come la standardizzazione della nomenclatura dei documenti e la condivisione efficace delle risorse informative”, ha dichiarato Carlo Guarino, Amministratore Delegato di Interzen Consulting, nell’intervista su Sistemi&Impresa , rivista dedicata ai temi di innovazione tecnologica della media company Este, piattaforma specializzata in cultura d’impresa.
L’Intelligenza Artificiale, in particolare quella generativa, emerge come il cuore dell’innovazione nella gestione documentale.
Interzen sta pianificando l’implementazione dell’Intelligenza Artificiale all’interno della Suite ZenShare, l’Information Management System per aziende e Pubbliche Amministrazioni che automatizza i processi di business in ambito CRM, DMS, Project Management, Ordini e Fatturazione elettronica in un unico strumento integrato.
La prima soluzione a beneficiarne sarà il Protocollo Informatico, la soluzione integrata nella Gestione Documentale ZenDMS, che prevederà, tra le altre funzionalità, il riconoscimento e l’indicizzazione automatica dei contenuti. Questo processo automatizzato accelera la ricerca e l’accesso ai documenti, aumentano la precisione e l’efficienza complessiva.
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Per le aziende che intendono capitalizzare appieno i vantaggi dell’innovazione nella gestione documentale, è cruciale adottare una mentalità orientata al cambiamento e investire nelle competenze necessarie.
“Investire in formazione e programmi di Change Management è fondamentale per garantire una transizione efficace e consapevole verso l’adozione delle nuove tecnologie”, ha concluso Carlo Guarino.
Parallelamente all’AI, soluzioni come il Cloud computing e l’automatizzazione dei processi hanno già iniziato da anni a rivoluzionare la gestione documentale. L’adozione di soluzioni Cloud native consente alle aziende di beneficiare di maggiori vantaggi economici, velocità di implementazione e visibilità dei processi. Il Cloud Computing consente alle aziende di evitare investimenti in infrastrutture fisiche e di sostenere costi solo per le risorse effettivamente utilizzate.
La migrazione dei dati in Cloud permette alle organizzazioni di adattarsi dinamicamente alle esigenze di storage ed elaborazione dei dati, garantendo prestazioni ottimali in ogni momento e altissimi livelli di sicurezza.
La Suite ZenShare offre avanzate funzionalità di sicurezza grazie al Cloud Service Provider Microsoft Azure, l’infrastruttura digitale qualificata ACN che garantisce:
- Disaster Recovery attraverso efficienti misure preventive.
- Back-Up ogni 4 ore su regioni diverse.
- Ridondanza del sistema per garantire la continuità operativa.
- Protezione e sicurezza dei dati aziendali anche in caso di malfunzionamenti hardware o attacchi esterni.
