Questa volta è Nuova Alba, cooperativa di aziende specializzate nello smaltimento dei rifiuti tra cui il trattamento di quelli industriali e speciali, ad aver scelto ZenDMS Protocollo Informatico, la soluzione della Suite ZenShare specifica per la gestione e la protocollazione dei documenti aziendali.
Nella scelta hanno giocato un ruolo determinante una serie di caratteristiche che hanno soddisfatto esigenze specifiche ed inderogabili.
- Il monitoraggio delle PEC aziendali: ZenDMS prevede la possibilità di configurare un account di posta in ingresso per scaricare email e PEC direttamente nell’area ‘posta in ingresso’ cui gli utenti degli uffici preposti possono accedere, per monitorare e protocollare tutte le email e le PEC in entrata.
- Una gestione multi azienda e di conseguenza lo smistamento dei documenti tra uffici diversi e con diversa dislocazione sul territorio: ZenDMS è stato concepito per una gestione Multi Ente/Multi AOO (Area Organizzativa Omogenea) e prevede la possibilità di smistare facilmente i documenti protocollati tra diversi uffici; l’assegnatario non deve fare altro che consultare la sua ‘scrivania personale’ e accedere al documento assegnato.
ZenDMS semplifica le operazioni di protocollo con la funzione rispondi e protocolla: in tutti quei casi in cui si voglia rispondere ad una email in entrata, bastano pochi clic per poter protocollare contemporaneamente la email di risposta.
Vista la quantità ingente di documenti gestiti quotidianamente dal cliente, è necessaria un’organizzazione razionale che agevoli la navigazione, il reperimento e la consultazione dei documenti stessi: il protocollo informatico di ZenDMS prevede una classificazione e una fascicolazione dei documenti archiviati basandosi su di un titolario di classificazione fino a 3 livelli di dettaglio, che consente inoltre di ricercare i documenti con estrema facilità e velocità.
ZenDMS Protocollo Informatico è lo strumento essenziale per la protocollazione e la digitalizzazione dei processi documentali nelle aziende e nelle pubbliche amministrazioni.
