Digiwebuno, centro servizi per la gestione integrata della documentazione aziendale, ha adottato la piattaforma documentale ZenShare multi-azienda: la soluzione consente infatti l’abilitazione di più clienti simultaneamente in modalità SAAS.

ZenShare, il Document Management System e Enterprise Content Management di Interzen, è stato scelto da Fujifilm per una duplice esigenza: implementare un sistema di gestione documentale ed una Intranet con funzionalità "collaborative".

Impiego di ZenShare nella gestione della documentazione commerciale ed amministrativa: il processo inizia con il data capture sui documenti cartacei, procede con il salvataggio e l'indicizzazione degli stessi nella piattaforma ZenShare, si conclude nella fase dell'archiviazione ottica sostitutiva.

La soluzione ZenShare è al servizio di tutte le società del Gruppo Minardo: il sistema consente l’acquisizione in automatico dei documenti del ciclo attivo direttamente dal gestionale SAP, per poi essere processati ai fini della conservazione sostitutiva a norma di legge.

L’implementazione di ZenShare ha consentito la gestione ed approvazione della documentazione di prodotto sottoposta a regime di qualità ISO 9001 – Vision 2000; l’adozione di un modulo personalizzato di workflow documentale ha consentito la drastica riduzione dei tempi di approvazione dei documenti interni.

Implementazione di un sistema di gestione documentale basato sulla tecnologia Optical Marker Recognition (OMR) per la cattura, estrazione e riversamento automatico di dati nel gestionale per una successiva analisi degli stessi.

Implementazione di ZenShare per l’archiviazione del ciclo attivo della fatturazione tramite interfacciamento con il software gestionale ACG/Gipros.

La soluzione ZenShare ha consentito di automatizzare questi flussi documentali: 
1. gli ordini di vendita (sales order) - ricevuti via fax - instradandoli in un processo di workflow di approvazione per la registrazione nel gestionale SAP ai fini della loro evasione; 
2. le bolle di accompagnamento attive - emesse da una società logistica esterna - ai fini della riconciliazione con le fatture.

Impiego di ZenShare per la dematerializzazione dei flussi documentali e la gestione condivisa della documentazione amministrativo-contabile dagli USA all’Italia in parallelo con SAP; il processo prevede l’acquisizione dei documenti nella piattaforma ZenShare e la contestuale immissione in specifici processi di workflow con varie fasi di approvazione, la collaboratività sull’indicizzazione dei documenti, e la registrazione finale su SAP.

L'implementazione di un sistema di gestione documentale nasce dall'esigenza di gestire tutta la documentazione amministrativa del dipartimento e di offrire la condivisione delle informazioni con tutti gli istituti penitenziari nel terrirorio sardo.

Implementazione di ZenShare per la gestione dell’archivio corrente e storico del Sindacato Pensionati Italiani della CGIL.

Archiviazione e gestione dei documenti del ciclo passivo con ZenShare. In particolare, verifica e approvazione delle fatture passive attraverso un workflow approvativo che coinvolge le due sedi operative di Roma e Milano.

Crezione del “company portal” aziendale per le aree funzionali/direzionali e le divisioni territoriali del gruppo, con un bacino di utenza totale di 8.000 utenti. Gestione del “repository” documentale aziendale e della manualistica e procedure.

Il portale CAMST.NET, basato su ZenShare, nasce come progetto per implementare in azienda uno strumento a supporto della comunicazione interna e della gestione della conoscenza. L’attività attualmente in essere rappresenta la prima tappa di un processo complessivo che raggiungerà il suo completamento nel periodo temporale di due anni.

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Un applicativo di facile utilizzo che viene incontro alla necessità degli agenti di disporre di cataloghi in formato digitale per agevolare la fase di vendita one-to-one dei prodotti Editalia.

L’adozione di ZenShare ha consentito la gestione ed approvazione della documentazione di prodotto per gli apparati: il ciclo di vita della documentazione di prodotto viene controllato attraverso la codifica dei documenti, secondo le specifiche ISO 9001:2000 PRC821 5.1. La piattaforma è integrata con il portale dedicato ai partner ICT.

Piattaforma per la codifica, gestione e reperimento di documentazione e pratiche cartacee soggette a particolari vincoli normativi ed assoggettate a scadenziario.

La intranet di Fater è fortemente orientata alla gestione dei progetti aziendali. Nautilus si è rivelato un potente strumento di knowledge management per la catalogazione delle risorse aziendali dove la visibilità e l’accesso ai dati sono subordinati alla natura dei permessi associati al profilo utente. I dipendenti hanno a disposizione numerosi strumenti di comunicazione, oltre alla possibilità di navigare i contenuti per macroaree secondo le direzioni aziendali interne. L’aggiornamento di permessi e contenuti è gestibile in tempo reale dall’amministratore della intranet.

Sistema client-server per la gestione documentale, implementato presso le agenzie del gruppo SAI e basato sull'automazione, riconoscimento ed estrazione automatica dei dati (presenti sulle varie tipologie di contratti assicurativi cartacei stipulati con il cliente finale), e successivo riversamento degli stessi nel gestionale aziendale. Il sistema è in grado di riconoscere anche gli assegni bancari grazie alla tecnologia CMC7.

ZenShare per la gestione della documentazione relativa ai progetti di formazione per le imprese.

Digitalizzazione, archiviazione e conservazione digitale dei documenti fiscali del ciclo attivo e passivo con ZenArchive. ZenArchive rispetta la normativa vigente in materia di demterializzazione e conservazione digitale dei documenti.

Implementazione di ZenShare, la soluzione di gestione documentale web based di Interzen per la gestione della documentazione aziendale.

Archiviazione e gestione dei documenti relativi al portafoglio clienti. Integrazione con i sistemi di account e portfolio management system; gestione dei centri di costo; workflow complessi per la gestione del processo di verifica e recupero dei crediti.

Sistema di gestione documentale come unico repository aziendale per la gestione della documentazione amministrativa/contabile e relativa alle pratiche inserite all’interno del sistema di gestione portafogli.

La principale esigenza di Jupiter Finance è stata quella di gestire in modo strutturato la documentazione presente in azienda, dalle fatture passive alla documentazione relativa ai portafogli di crediti insoluti che vengono quotidianamente gestiti dalla Società.

I principali flussi gestiti:

• approvazione fatture passive.
• gestione e consultazione documentazione dei portafogli.
• gestione della documentazione relativa al back-office.

Acquisizione e gestione della corrispondenza in entrata con Zenshare, in particolare dei documenti relativi alle commesse della società, sia in Italia che all'estero. I documenti sono protocollati, smistati e infine archiviati nel sistema documentale web based ZenShare, per essere facilmente condivisi e consultati da tutti gli utenti.

Adozione di ZenShare per la gestione della documentazione contabile ed il successivo processo di conservazione sostitutiva a norma di legge.